VITAS entlastet medizinisches Personal: Virtuelle Assistenten für effiziente Patientenkommunikation

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Medizinische Fachangestellte in Arztpraxen und Kliniken am Telefon entlasten – das hat sich das Unternehmen VITAS zur Aufgabe gemacht. Tausende Kunden im gesamten DACH-Bereich profitieren bereits von der VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten, mit der Patientenanrufe automatisiert angenommen werden. So können telefonische Anfragen, wie z.B. Terminvereinbarungen und Rezeptbestellungen, über den virtuellen Assistenten abgewickelt werden, ganz ohne Personalaufwand. Tobias Bäumler ist Mitgründer und COO des Unternehmens.

Herr Bäumler, was genau ist die Idee hinter der VITAS GmbH?

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen lag 2023 auf einem Rekordniveau. Das und weitere Faktoren verursachen eine erhöhte Stressbelastung beim medizinischen Personal. So wird der Telefondienst häufig neben der Patientenversorgung und noch weiteren administrativen Aufgaben, wie etwa der Beantwortung von E-Mails, bewältigt. Das Gesundheitspersonal ist an der Belastungsgrenze – und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, hier zu unterstützen. Mit unserer VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten werden telefonische Anfragen, wie zum Beispiel Terminvereinbarungen oder Rezeptbestellungen, automatisiert und in einem natürlichen Gespräch entgegengenommen.

Das bedeutet, dass der digitale Assistent, der auf Künstlicher Intelligenz basiert, die Anrufe annimmt und alle wichtigen Informationen für die Bearbeitung des Anliegens selbständig erfragt. Für eine Rezeptbestellung werden dann beispielsweise Name und Geburtsdatum, Medikament und Wirkstärke erfragt. Die aufgenommenen Daten werden anschließend direkt in der VITAS Plattform als Text hinterlegt. Das ermöglicht eine schnelle und effiziente Abarbeitung der Anfragen, ohne dass hierfür eine Fachkraft das Telefon beantworten muss. Dank verschiedener Integrationspartner, wie etwa Samedi, können Termine durch den Telefonassistenten vollautomatisiert vereinbart und in den Praxiskalender eingetragen werden.

Inwieweit profitieren Gesundheitseinrichtungen von der Technologie?

Der zentrale Profit stellt die Entlastung der Fachkräfte am Telefon bei gleichzeitig optimierter telefonischer Erreichbarkeit dar. Die Patienten sind zufriedener, da sie ohne Warteschleife oder gar Besetztzeichen direkt ihr Anliegen anbringen können. Das ist dadurch möglich, weil unser digitaler Assistent mit Hunderten Patienten gleichzeitig sprechen kann.

Wie sieht die technische Umsetzung bei VITAS genau aus?

Wir wissen, dass die wenigsten Gesundheitseinrichtungen über eine eigene IT-Abteilung verfügen – insbesondere einzelne Praxen. Und wenn, sind die Kapazitäten oft stark eingeschränkt. Deshalb ist unsere Plattform so aufgebaut, dass sie ohne technische Kenntnisse oder spezielle Voraussetzungen bedient werden kann. Alles, was man benötigt, ist die Einrichtung einer Rufnummernweiterleitung und ein Internetbrowser, um die VITAS Plattform aufzurufen.

Hand aufs Herz: Wie stellen Sie dabei den Datenschutz sicher?

Für uns steht der Schutz sensibler Anruferdaten an oberster Stelle, insbesondere da wir mit personenbezogenen Patientendaten arbeiten. Deshalb haben wir unsere gesamte Unternehmensstrategie auf Datenschutz und Datensicherheit ausgerichtet. Im Jahr 2023 haben wir die ISO 27001 Zertifizierung für Informations- und Datensicherheit erfolgreich abgeschlossen. Außerdem sind wir eigenständiger Telekommunikationsanbieter und verfügen über weitere unabhängige Zertifizierungen, wie Software Made und Hosted in Germany. Darüber hinaus bieten wir den einzigen Telefonassistenten, der ganz ohne ausländische Drittanbieter nutzbar ist. Damit gehen wir weiter als die nur standardmäßige DSGVO-Konformität, was uns von unseren Marktbegleitern unterscheidet.

Wie reagieren Medizinisches Personal und Patienten auf Ihre Lösung?

Bereits Hunderte Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren und auch Kliniken nutzen unseren Telefonassistenten. Uns ist besonders wichtig, stets einen engen Austausch mit unseren Kunden zu haben – schließlich wollen wir unsere Plattform weiterentwickeln, und zwar so, dass sie den größten Nutzen auf dem Markt bietet und auch wirklich das Personal entlastet. Das Feedback, das wir hierbei bekommen, ist durchweg positiv:

“Das große Problem des Fachkräftemangels hat auch bei uns die telefonische Erreichbarkeit erschwert. Durch VITAS konnten wir hier einen einheitlichen organisatorischen Standard etablieren und unsere Telefonzentrale entlasten. Außerdem war VITAS im Thema Datenschutz für unsere Anforderungen die beste Lösung.” (Marina Steinke, Maybach Kliniken)

“Die MFAs werden entlastet, das System lässt sich leicht bedienen – bisher sind keine Wünsche offen! Unsere Patient:innen sind froh, eine Plattform für die Aufgabe von Rezepten, Überweisungen und anderen Wünschen zu haben, ohne sich in die lange Telefonschleife einreihen zu müssen.” (Dr. Martin Kiel, Hausarztzentrum Eiterfeld)

Die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten kann 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden. Mit unserem Rabattcode WK-10 erhalten Sie außerdem 10% Rabatt auf die ersten beiden Monate Ihres Paketpreises nach Ihrer kostenlosen Testphase.

Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.telefonassistent.de